Onboarding von Firstline Workern: Mitarbeiter ohne Schreibtisch endlich richtig onboarden.

Nicht jeder Job erfordert einen Schreibtisch. Floristen, Handwerker, Mechaniker, Kassierer oder Bäcker arbeiten „an vorderster Front“ direkt mit dem Produkt oder dem Konsumenten. In vielen Unternehmen ist die Onboarding-Strategie jedoch auf Mitarbeiter im Büro ausgelegt. Selbst in jenen Unternehmen, die hauptsächlich sogenannte Firstline-Worker beschäftigen. Das führt zu Problemen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Herausforderungen es beim Onboarding von Firstline Workern zu bewältigen gilt und stellt ein Erfolgsbeispiel vor.

Hohe Fluktuation bei Firstline Workern

Nicht nur hoch-spezialisierte Branchen beklagen den Fachkräftemangel. Kompetente Firstline-Mitarbeiter kündigen in rekordverdächtigen Zahlen. Das führt zu einer hohen Fluktuation und zu einer Belastung für Unternehmen. Haben Sie also erst einmal gutes Personal gefunden, können Sie es sich nicht leisten, es wieder zu verlieren.

Das Onboarding spielt dabei eine große Rolle. Denn: Zu Beginn ihrer Tätigkeit fühlen sich viele frisch eingestellte Mitarbeiter verloren, wenn sie keine deutliche Orientierungshilfe für den Einarbeitungsprozess erhalten. Diese Unsicherheit führt schnell zu Frust und im schlimmsten Fall sogar zur Kündigung.  In unserem kostenlosen Whitepaper lesen Sie mehr darüber, wie sich Kündigungen durch ein besseres Onboarding verhindern lassen.

Onboarding von Firstline Workern muss „hands-on“ sein

Die gängigen Onboarding-Strategien sind auf Bürojobs zugeschnitten. Deshalb werden sie von den meisten Firstline-Workern als ineffizient, wenig hilfreich oder sogar mühsam empfunden. Das macht das Onboarding von Firstline Workern besonders:

• Firstline Teams sind zumeist über verschiedene Standorte verteilt. Persönliche Schulungen und Trainings sind kostspielig und ineffizient.
• Umfassende schriftliche Unterlagen kommen zumeist nicht gut an. Wer täglich mit den Händen arbeitet, muss schriftliche Informationen erst umständlich auf den eigenen Arbeitsalltag umlegen.
• Schulungsunterlagen sind oft nur auf Deutsch verfügbar. Für Mitarbeiter mit anderer Muttersprache sind diese oft nur schwer zu verstehen.

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Das folgende Erfolgsbeispiel zeigt, wie mobiles Onboarding insbesondere Firstline Worker abholt.

Use Case: Wie eine Onboarding App Blumenhändler entlastet

Ein Blumenladen mit zahlreichen Filialen im deutschsprachigen Raum beschäftigt neue Mitarbeiterinnen als Floristinnen. Der bisherige Onboardingprozess sah Schulungstage vor, die zwei Mal pro Monat in der Zentrale stattfinden. Hier lernten neue Floristinnen alles über die Unternehmenswerte, interne Regelungen, aber auch Fachliches in Form von Workshops zum Blumenbinden.

Die meisten Neuzugänge mussten sich also erst einige Tage gedulden, bevor sie in das Onboarding eintauchen konnten. In dieser Zeit waren sie nur wenig effizient, da ihnen notwendige Kenntnisse fehlten. Das führte zu Frust und in einigen Fällen sogar zur Kündigung in den ersten Arbeitstagen. Neuzugänge stellten außerdem eine Mehrbelastung für bereits geschultes Personal dar. Denn erfahrene Kolleginnen übernahmen das Onboarding stellenweise, um Wissenslücken vor dem offiziellen Schulungstag zu schließen.

Die Geschäftsführung fällte die Entscheidung einen agileren, schlankeren und „hands-on“ Zugang zum Onboarding auszuprobieren. Sie führten eine Onboarding-App ein. Die App kann von überall aus aufgerufen werden, der Neuzugang benötigt lediglich ein mobiles Endgerät – etwa ein Smartphone oder Tablet. Diese sind ohnehin alltägliche Begleiter für die meisten von uns, sodass hier kein Mehraufwand für Arbeitgeber oder Arbeitnehmer entsteht. Neue Mitarbeiterinnen benötigen noch nicht einmal ein E-Mail-Konto, da der Zugang auch per Voucher Code möglich ist.

So wurde der neue Onboardingprozess gestaltet:

1. Neuzugänge erhalten einen Registriercode für die Onboarding App und können diese per App oder Browser vom privaten Endgerät aus aufrufen.
2. Bereits vor Arbeitsbeginn informiert die App jeden neuen Mitarbeitenden darüber, was sie in den ersten Tagen erwartet.
3. Eine vorinstallierte Kursbibliothek zeigt Infos zu allgemeinen Themen wie Datenschutz und Arbeitssicherheit. Dafür ist kein Schulungstag in der Zentrale notwendig.
4. In den ersten Tagen wird ein Trainingsmodul mit grundlegenden Bindetechniken und Informationen zu Warenpräsentation geboten. In diesem Modul zeigen Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Filialen Schritt-für-Schritt Anleitungen. Diese können bereits ab Tag 1 selbst von Neuzugängen nachgemacht werden.
5. Das zweite Trainingsmodul folgt einem Gamification-Ansatz und bietet kleine „Informationshäppchen“ zu unterschiedlichen Themen, die in den ersten Arbeitswochen relevant sind. Am Ende gibt es ein Quiz, um zu erfahren, wie viel man bereits verinnerlichen konnte.
6. Die Autotranslate-Funktion sorgt dafür, dass alle Inhalte auf Knopfdruck in der bevorzugten Sprache der neuen Mitarbeitenden übersetzt vorliegen.

Fazit: Das erreichte das Unternehmen mit dem neuen Ansatz

• Die Zeit für die fachliche Einschulung wurde um die Hälfte reduziert.
• Neue Mitarbeitende sind ab Tag 1 produktiv.
• Bestehendes Personal wurde massiv entlastet, da viele Fragen bereits von der App beantwortet werden.
• Statt zwei intensiven Schulungstagen pro Monat wird in der Zentrale nur noch ein monatlicher Workshop für alle Mitarbeiterinnen (neue und alte) abgehalten, um Fachkenntnisse zu vertiefen und Teambuilding zu betreiben.
• Kündigungen in den ersten Arbeitstagen kommen so gut wie gar nicht mehr vor.

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