Nutzen Sie den automatischen Onboarding-Prozess, um Ressourcen zu sparen und neue Mitarbeiter gebührend zu empfangen.
Inhaltsübersicht
1 Das Konzept digitales Onboarding – mehr als nur Einarbeitung
2 Vorteile von digitalem Onboarding neuer Mitarbeiter
3 Funktionen einer Onboarding-App
4 10 Schritte für Ihr digitales Onboarding
5 Beispiele und Phasen für den digitalen Onboarding-Prozess
6 Implementierung und Kosten von digitalem Onboarding
7 Fazit: Eine Onboarding-App lohnt sich
8 keelearning: Ihr Ansprechpartner für digitales Onboarding!
Das Konzept digitales Onboarding
– mehr als nur Einarbeitung
Digitales Onboarding – was verbirgt sich hinter diesem Konzept? Bei welchen Herausforderungen kann ein digitales Onboarding helfen und welche Benefits hält es für Ihr Unternehmen bereit?
Fachkräftemangel, demografischer Wandel, Generation Y. Es sind verschiedene Herausforderungen, die Unternehmen in Sachen Personal beschäftigen. Schon ab dem Zeitpunkt der Entscheidung für neue Mitarbeiter ist es daher wichtig, diese motiviert an Bord zu holen: Digitales Onboarding per App kann eine Lösung sein.
85 Prozent der Mitarbeiter haben keine oder nur eine geringe Bindung zu ihrem Arbeitgeber. Das zeigt der Engagement Index 2021 der Gallup GmbH, der bereits seit 2001 jährlich 1.000 Arbeitnehmer telefonisch zu diesem Anliegen befragt – stets mit ähnlichen Ergebnissen. Dass 15 Prozent der Arbeitnehmer schon am ersten Tag an eine Kündigung denken, zeigt eine Studie des Human Capital Institutes: Demnach beenden 77 Prozent der Angestellten ihren ersten Arbeitstag früher, weil das Umfeld noch nicht ausreichend auf ihren Einsatz vorbereitet ist. Die Wichtigkeit des Themas Onboarding liegt also auf der Hand.
Der erste Arbeitstag beginnt mit den Fragen, die sich vermutlich jeder neue Mitarbeiter stellt:
Unser Tipp:
Starten Sie mit einem zielgerichteten digitalen Onboarding und dem Informationsfluss schon vor dem ersten Arbeitstag, beispielsweise mit einer Onboarding-App. So bauen Sie frühzeitig Bindung zu Ihren neuen Mitarbeitern auf.
Onboarding ist in der Theorie nur der englische Begriff für die systematische Einarbeitung von Angestellten. In der Praxis kann ein strukturierter Onboarding-Prozess aber mehr, als Mitarbeitern zu zeigen, was sie zu tun haben.
So erreichen Sie durch gutes digitales Onboarding im Idealfall auch:
Die Vorteile:
Digitales Onboarding neuer Mitarbeiter
Sie werden überrascht sein, wie viele Vorteile ein digitales Onboarding bereithält und das nicht nur für neue Mitarbeiter.
Sie werden überrascht sein, wie viele Vorteile ein digitales Onboarding bereithält und das nicht nur für neue Mitarbeiter. Wer den Onboarding-Prozess mit digitalen Methoden begleitet, der ermöglicht nicht nur seinen Mitarbeitern zahlreiche Vorteile – vielmehr profitiert das Unternehmen auch selbst. Durch automatisierte Prozesse wird Zeit eingespart, die Kosten der Einarbeitungszeit werden reduziert und die Personalabteilungen haben stets alle wichtigen Dokumente, Kontaktdaten und Unterlagen zentral an einem Ort. Einheitlichkeit und Aktualität statt Papierchaos:
eine Onboarding-App kann die Vielzahl an Handouts und E-Mails ersetzen und Überblick schaffen. Als Arbeitgeber treten Sie damit also von Tag 1 an professionell auf, steuern das digitale Onboarding zentral und sind dank Feedback-Funktion jederzeit für die neuen Angestellten da – ganz unabhängig von Ort und Zeit. Mobil und flexibel. Als besonderes Add-On können Sie Ihre Mitarbeiter außerdem durch einen Gamification-Ansatz zusätzlich motivieren: Eine Quiz-Funktion ermöglicht es, Wissen gegeneinander abzufragen und in kleinen Einheiten zu verinnerlichen.
Erreichen Sie die Mitarbeiter ohne PC-Zugang mit unserer Onboarding-App
Da nicht alle Mitarbeiter Zugriff zu einem Desktop-PC haben, gibt es das keelearning-LMS auch als App für iOS und Android. Sie erhalten also mehr, als nur eine Onboarding-App. Für den Zugang ist nicht einmal eine E-Mail-Adresse notwendig – unser Voucher-System macht es möglich. Damit profitieren wirklich alle Mitarbeiter im Onboarding-Prozess, von Weiterbildungsmaßnahmen, Know-How-Transfer und das immer und überall über ihr Smartphone.
Digitales Onboarding – Funktionen der App
Die intuitive Onboarding-App lässt sich optimal im Alltag einsetzen und macht Ihre Mitarbeiter im Rekordtempo startklar.
Die Onboarding-App unterteilt sich in die wesentlichen Bereiche Wissen, Training und interne Kommunikation. So dient die App in Form einer vollwertigen E-Learning bzw. Onboarding Software dazu, dass Wissen gebündelt zur Verfügung zu stellen: beispielsweise zu Fachthemen, aber auch zu einfachen Abläufen wie Regelungen im Urlaubs- und Krankheitsfall, Kontaktdaten zu wichtigen Ansprechpartnern und Informationen zu den Produkten und Arbeitsabläufen.
Onboardingkurs-Vorlagen
Sie müssen nicht alleine an alles denken: starten Sie mit der Onboardingkurs-Vorlage. Diese beinhaltet diverse Themenbereiche: von Willkommens-Nachrichten für den ersten Tag, über organisatorische Unternehmensregelungen bis hin zu Unterweisungs-Themen zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Die Vorlagen sind selbstverständlich editierbar. Sie haben sowohl die Möglichkeit, Kapitel zu löschen, die Sie nicht benötigen, Texte zu überschreiben oder neue Lerneinheiten hinzuzufügen, die individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
Kurse aus Bibliothek zweisen
Ihrer Verpflichtung als Arbeitgeber, Mitarbeiter ausreichend zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu unterweisen, war noch nie so einfach nachzukommen. Unsere kostenlose Kursbibliothek beinhaltet alle wichtigen Unterweisungsthemen wie Arbeitssicherheit, Brandschutz, Datenschutz, IT-Sicherheit und noch viele mehr. Wählen Sie die für Sie passenden Kurse aus und teilen Sie diese Ihren neuen Mitarbeitern zu.
Indiviuelle Aufgaben zuweisen
Während der Einarbeitung geht es auch darum, sich neue Sachverhalte durch praktische Übungen oder Recherche anzueignen. Weisen Sie Ihren Mitarbeitern hierfür Aufgaben zu. Die erledigten Aufgaben können direkt als Anhang in den Kurs hochgeladen und kommentieren werden. Als Administrator werden Sie über den Aufgabenstand informiert und können Ihrem Mitarbeiter darauf anworten.
Je komplexer das Tätigkeitsfeld, desto wichtiger ist die Trainings-Funktion. Hier können beispielsweise anhand von Karteikarten oder spielerisch im Quiz-Format Inhalte in der Onboarding-App erlernt werden. Dank künstlicher Intelligenz wird dabei jeder Mitarbeiter an seinem individuellen Lernstand abgeholt. Zur internen Kommunikation dient die Newsfunktion, über die wichtige Informationen per Push-Nachricht rausgegeben werden können. Zudem wird ein Feedback ermöglicht – auf Wunsch komplett anonym.
Unabhängig davon, ob Sie die kostenlosen Onboardingkurs-Vorlagen für die schnelle Erstellung Ihrer digitalen Kurse und Unterlagen nutzen, Ihre Kurse per Autotranslate in wenigen Minuten übersetzen lassen oder Remote-Onboarding betreiben möchten – die Onboarding-App ist eine All-in-One Lösung und zugleich eine Onboarding Plattform für Unternehmen, womit Sie Ihre Vorstellungen eines digitalen Onboardings in die Tat umsetzen können.
10 Schritte für Ihr digitales Onboarding
1. Festlegen, welche Ziele mit dem digitalen Onboarding erreicht werden sollen
2. Definieren, was die Zielgruppe vom Produkt erwartet
3. Demo-Termine vereinbaren und Onboarding-Apps testen
4. Auf Individualisierbarkeit in Sachen Design und Funktionen achten
5. Funktionsumfang festlegen
6. Sich für einen Anbieter entscheiden
7. Lerninhalte erstellen (lassen)
8. Strategie für die Kommunikation über die App festlegen
9. Feedback von den Nutzern einholen
10. Ggf. Inhalte oder Funktionen der Onboarding-App anpassen
Onboarding-Checkliste
Damit Sie nicht von Null beginnen müssen und gleich mit einem strukturiertem Einarbeitungsprozess in Ihrem Unternehmen starten können, haben wir für Sie eine Checkliste erstellt, die Sie hier gratis herunterladen können:
Beispiele und Phasen für den digitalen Onboarding-Prozess
Das (digitale) Onboarding beginnt in der Regel immer nach ähnlichen Abläufen und wird selbstverständlich begleitet durch persönliche Maßnahmen. Drei Phasen sind dabei entscheidend:
Vorab ist es wichtig, den Angestellten in der App bereits sämtliche Unterlagen zum ersten Arbeitstag zur Verfügung zu stellen: zur Anreise, der Uhrzeit, der Kontaktperson, an die sie sich wenden sollen, etc. Außerdem können auch schon Einblicke in Sachen Arbeitgeberattraktivität gegeben werden.
- Wovon profitiert der Mitarbeiter?
- Worauf darf er sich besonders freuen?
- Wo kann er Mittagessen?
- Welche regelmäßigen Firmen-Veranstaltungen erwarten den Mitarbeiter?
- Gibt es Brückentagsregelungen oder ähnliches?
Im zweiten Schritt folgt ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag: von der Begrüßung über eine Vorstellung der Kollegen bis hin zum Kennenlernen von Arbeitsplatz, Arbeitsabläufen und Zugängen für notwendige Systeme o.ä. Die App kann den Mitarbeiter durch die Bereitstellung bestimmter Unterlagen unterstützen und räumt Spielräume ein, falls nicht den gesamten Tag jemand persönlich Zeit für die Einarbeitung hat. Des Weiteren kann mit einer Onboarding-Plattform direkt der Plan für die erste Woche definiert werden:
- Was sind erste Aufgaben?
- Welche Einführungen gibt es?
- Wie sieht der Zeitplan aus?
- Welche Kollegen sollte er kennenlernen?
- Wie gestaltet sich das Tätigkeitsfeld generell?
Die Phase zuvor und die erste Woche tragen nachweislich dazu bei, ob ein Mitarbeiter langfristig zufrieden ist oder nicht. Eine App kann in diesem Punkt also gute Dienste leisten. Je nach Aufgabenfeld kann das Onboarding zwischen wenigen Wochen und einigen Monaten dauern.
Auch im Anschluss kann die App zur Mitarbeiterbindung und Motivation beitragen: Wo zu Beginn per Quiz- oder Karteikartenfunktion gelernt wird, wie groß das Unternehmen ist oder was die spezifischen Eigenschaften der Produkte sind, welche Pausen- und Urlaubsregelungen es gibt und welche Ansprechpartner für welche Themen zuständig sind, kann später das Fachwissen vertieft werden.
Implementierung und Kosten von digitalem Onboarding
Die Kosten nennen wir an dieser Stelle bewusst am Ende, denn sie sollten nicht das erste sein, worüber Sie nachdenken. Nachweislich amortisiert sich die Implementierung einer Onboarding-App nämlich sehr schnell: Schließlich sind die Mitarbeiter schneller einsatzfähig und deutlich höher motiviert. Schauen Sie dafür am besten auf unsere Preise und finden Sie das passende Paket für sich.
Für die Implementierung ist es wichtig, die Mitarbeiter von Beginn an ins Boot zu holen: Wer direkt nach der Zusage mit einer App im eigenen Employer Branding punktet und den Angestellten damit kontinuierlich unterstützt, der kann davon ausgehen, dass das digitale Onboarding-Tool auch darüber hinaus dankbar genutzt wird.
Fazit: Digitales Onboarding via App lohnt sich
Holen auch Sie schon bald Ihre Mitarbeiter digital an Bord – modern, motivierend, mobil.
Natürlich kann ein digitales Onboarding die persönliche Einarbeitung nicht ersetzen. Sie vermittelt neuen Mitarbeitern aber von Beginn an eine gewisse Wertschätzung und trägt zur Willkommenskultur bei. Der Funktionsumfang kann individuell entsprechend der eigenen Zielsetzungen zusammengestellt werden.
Referenzen
Diese und viele weitere Unternehmen vertrauen uns als E-Learning-Anbieter. Dank Software und Service!