Und plötzlich sitzen wir als neuer Mitarbeiter an unserem Schreibtisch und dann – ja, was dann? Fangen wir an erste Aufgaben anzugehen, lassen uns von Kollegen Hilfestellung geben und knüpfen zaghaft erste Kontakte in der Teeküche. Bis dann alles sitzt und wir als Arbeitskraft volle Leistung bringen, kann schon etwas Zeit ins Land gehen. Mit einem Prozess wie dem Mitarbeiter-Onboarding soll dieser Prozess beschleunigt werden. Das birgt nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für den neuen Mitarbeiter.

1. Definition: Was ist ein Mitarbeiter-Onboarding?

Onboarding beschreibt einen zielgerichteten Prozess, in dem neue Mitarbeiter in den ersten Wochen und Monaten in das Unternehmen und in Arbeitsabläufe integriert werden. Sie kommen wortwörtlich an Bord, werden durch verschiedene Maßnahmen und Events aufgenommen und können so viel schneller  in der Organisation ankommen.

2. Vorteile eines Mitarbeiter-Onboardings…

… für Organisationen

• Schnell mehr Leistung: Je besser ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet ist, seine Aufgabenfelder kennt und sich ein internes Netzwerk aufgebaut hat, desto schneller erbringt er die geforderten Leistungen – oder mehr.
• Verminderung der Fluktuation: Gut eingearbeitete Mitarbeiter kündigen signifikant weniger häufig als Angestellte ohne professionelles Onboarding
• Kosteneinsparungen: Aus der niedrigen Fluktuation ergibt sich auch Einsparungspotenzial, da Personalabteilungen weniger Aufwendungen für Recruiting-Maßnahmen haben
• Employer Branding: Onboarding ist zumeist eine von mehreren Maßnahmen, um Mitarbeiter zu binden und eine positive Arbeitgebermarke aufzubauen und zu stärken. Ein Resultat aus diesen Bemühungen ist, dass Talente und Leistungsträger auf das Unternehmen aufmerksam werden

… für Arbeitnehmer

• Optimaler Start: Nichts ist schlimmer, als in den ersten Arbeitstagen nicht zu wissen, was zu tun ist. Ein professionelles Onboarding gibt Mitarbeitern alles an die Hand, um diese erste Phase optimal zu nutzen und in die neue Position hineinzuwachsen
• Aufbau eines Netzwerks: In geeigneten Onboarding-Formaten kommen neue Angestellte informell und unkompliziert in Kontakt mit Kollegen, so dass Ansprechpartner schnell ausgemacht sind.
• Wissensaufbau: Neue Mitarbeiter bekommen ein umfassendes Paket an Informationen und Einblicke in die Unternehmensprozesse. Damit ersparen sie sich das „langsame Herantasten“ und können informiert sowie mit einem gewissen Feeling für die Organisationskultur in den Job gehen

Wie wichtig ein professionelles Onboarding ist zeigt sich auch in der von keelearning zusammen mit dem Marktforschungsinstitut Dynata kürzlich durchgeführten Studie zum Thema Onboarding. Sie zeigt auf wie es um die Weiterbildungsmöglichkeiten im deutschen Mittelstand steht und wie stark die Digitalisierung hier noch hinterher hinkt. Gerade Mitarbeitende, deren Arbeit nicht an einem Schreibtisch stattfindet, wie solche in der Industrie oder im Handel sind stark betroffen: Rund jeder dritte von ihnen gibt an, dass Weiterbildungen ausschließlich vor Ort stattfinden und nicht digital verfügbar sind. Ganze 41 Prozent können sich innerhalb des Unternehmens gar nicht weiterbilden. Darüber hinaus geben 20 Prozent der Befragten an, schon einmal in der Probezeit gekündigt zu haben, weil sie sich nicht richtig abgeholt gefühlt haben.

3. Phasen des Onboardings

Es lassen sich im Groben drei Phasen eines Mitarbeiter-Onboardings beschreiben:

1. Pro-Boarding: Vor dem ersten Arbeitstag
2. Onboarding: Erster Arbeitstag und erste Arbeitswoche
3. Re-Boarding: Erstes halbes Jahr und länger

Phase 1: Pre-Boarding: Vorbereitung ist alles

Am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter im Fokus stehen. Vergeht dann der erste halbe Arbeitstag während die IT den Rechner einrichtet, ist das ein eher unglücklicher Start. Deshalb sollten alle formellen, organisatorischen und technischen To Dos rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein.

Dazu gehören insbesondere:

• Bereitstellung der Technik am Arbeitsplatz: Der Rechner sollte mit allen wichtigen Berechtigungen und Programmen eingerichtet und das Telefon angeschlossen sein.
• Anstehende Termine: Der Mitarbeiter sollte an seinem ersten Arbeitstag einen Überblick über anstehende Termine mit wichtigen Schnittstellen und Vorgesetzten erhalten. Diese Termine müssen rechtzeitig vereinbart werden und können beispielsweise über ein internes Onboarding-Portal kommuniziert werden.
• Infopaket: Dem neuen Mitarbeiter sollte vor dem ersten Arbeitstag ein Willkommensgruß zugehen, zu dem er neben Infomaterialien auch ein Onboarding-Geschenk erhält.
• Ansprechpartner sein: Ist der neue Mitarbeiter für den Job umgezogen, können Arbeitnehmer eine wertvolle Informationsquelle für die Wohnungssuche und bürokratische Anlaufstellen sein. Zudem können sie im Zuge des Willkommensgrußes wichtige Infos wie Dresscode, Öffnungszeiten der Kantine oder nahegelegene Bistros sowie Parkmöglichkeiten vor Ort geben.

Phase 2: Das Onboarding beginnt

Am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter herzlich aufgenommen werden. Dazu gehört eine Vorstellungsrunde im neuen Team. Im besten Fall gibt es ein Lernmanagement-System, mit dem der Mitarbeiter einen Überblick über alle anstehenden Termine in der ersten Arbeitswoche sowie den Zugriff auf Schulungsunterlagen hat, die für das profesionelle Onboarding wichtig sind.

Die erste Arbeitswoche sollte komplett dafür reserviert sein, das Unternehmen und die Produkte kennen zu lernen, alle Formalitäten zu klären, die im Pre-Boarding nicht erledigt werden konnten und erste Kontakte zu knüpfen. Dieses umfassenden Mitarbeiter-Onboarding ist die Basis für einen erfolgreichen Start in den Job.

Wichtige Formate/Methoden für das professionelle Onboarding in der ersten Arbeitswoche:

• Onboarding-Pate: Stellen Sie neuen Angestellten einen erfahrenen Mitarbeiter an die Seite, der ihn in den ersten Tagen begleitet, Fragen beantwortet und ein offenes Ohr für seine Belange hat. Eine solche Patenschaft gibt dem neuen Mitarbeiter die Sicherheit, einen kompetenten Ansprechpartner zu haben.
• Unternehmensführung: In den ersten Tagen sollte der Mitarbeiter mit seinem Paten einmal an jede Tür geklopft und sich vorgestellt haben. Zudem sollte er den Weg zu wichtigen Orten wie der Poststelle, Personalabteilung, Kantine und den Toiletten kennen.
• Produktvorstellung: Auch der Mitarbeiter in der Buchhaltung sollte eine Vorstellung davon haben, welche Produkte oder Leistungen das Unternehmen eigentlich verkauft. Deshalb sollte es zu jedem Mitarbeiter-Onboarding gehören, die Produktpalette vorzustellen.
• Gemeinsames Lunch: Zum Onboarding-Programm gehört das gemeinsame Mittagessen im Team. Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiter im Vorhinein dafür sensibilisieren, dass solche gemeinsamen sozialen Erlebnisse die erste Zeit im Unternehmen immens erleichtern.
• E-Learning-Angebote zur Einarbeitung: In den ersten Arbeitstagen strömen sehr viele neue Eindrücke und Informationen auf den neuen Mitarbeiter ein. Unmöglich kann er sich alles merken, weshalb er soviel wie möglich Infos schriftlich erhalten sollte. Aber wer liest sich das schon alles durch? Am besten ist es, wenn Arbeitgeber eine Onboarding-Strategie haben, die verschiedene Formate wie Lernvideos, Online-Kurse und Quizz-Apps beinhaltet. So ist die Einarbeitung abwechslungsreich und Inhalte prägen sich besser ein. In einer App, die wie ein Onboarding-Portal fungiert, können diese Formate gebündelt und dem Mitarbeiter bereits im Pre-Boarding zur Verfügung gestellt werden.

Wie eine erste Arbeitswoche aussehen kann, zeigt das Karriere-Netzwerk Linkedin hier. Das fünftägige Remote-Onboarding-Programm entstand als Antwort auf die Homeoffice-Pflicht in der Corona-Pandemie.

Phase 3: Reboarding: Onboarding kann nur der Anfang sein

Nach der intensiven Einarbeitungsphase hat der Mitarbeiter alle Werkzeuge und Infos an der Hand, um in sein Aufgabenfeld hineinzuwachsen. Und trotzdem sollten einige Formate aus dem Mitarbeiter-Onboarding immer wieder Anwendung finden, um die Mitarbeiterzufriedenheit- und Bindung zu stärken. Dazu gehören gemeinsame Teambuilding-Tage, kreative Workshops, die zum Denken „Out-of-the-Box“ einladen und nicht zuletzt die kontinuierliche Weiterbildung.

Über Quizz-Apps können Angestellte regelmäßig ihr Wissen testen, Pflichtunterweisungen können online durchgeführt werden und über einen Team-Chat erhalten Mitarbeiter schnell wichtige Infos, die für Arbeitsabläufe und Compliance essentiell sind. So bleiben Angestellte untereinander im Kontakt. Andererseits haben Personalabteilungen einen optimalen Kanal für die interne Kommunikation, die ein wichtiger Baustein für das Employer Branding ist.

Zudem sollte es direkt nach der intensiven Einarbeitung und auch im weiteren Arbeitsalltag regelmäßige Feedbackrunden geben, um den Onboarding-Prozess optimieren zu können und sich wertvolle Kritik von Mitarbeitern einzuholen. Auch diese Feebackschleife kann über ein Online-Tool automatisiert werden.

Digitale Onboarding-Tools werden immer beliebter. Auch das zeigen die Auswertungen der Haufe-Umfrage. Während 2019 lediglich 12 Prozent auf digitale Prozessunterstützung setzten, waren es 2020 bereits fast doppelt so viele (23 Prozent).

Möchten Sie mehr über den Prozess des virtuellen Onboardings erfahren? Dann lernen Sie hier die wichtigsten Tools und Methoden kennen. Sehr gern stellen wir Ihnen unsere Onboarding-App in einer Demoversion vor.

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